1. 取得する情報
本サービスのアカウントは、所属チーム (契約組織) からの招待、または本人による利用申請に 基づき発行されます。運営者は、本サービスの提供にあたり次の情報を取得します。
- アカウント情報: 氏名またはニックネーム、メールアドレス、所属チーム、役職・ポジション
- 申請情報: 利用申請の際に入力されるメールアドレス、表示名、所属チーム・組織 (自由記述)、 および契約組織への所属が確定する前に実施した診断への回答・結果
- 利用データ: 日々の振り返り (本文・感情温度)、診断への回答、育成計画 (目標・アクション)、 チーム内フィードへの投稿・コメント・いいね、AI コーチとの会話、ワークショップへの回答
- 技術情報: サービス提供・障害対応のためのアクセスログ (IP アドレス等)
- 利用状況: 記録・投稿などの保存操作の種類と日時、利用した環境 (Web 版 / iOS / Android) と、アプリ版の場合は OS・アプリのバージョン
本サービスは、広告目的のトラッキングを行わず、広告・行動分析のための SDK を使用していません。
2. 利用目的
- 本サービスの提供・維持 (振り返り・診断・育成計画などの機能提供)
- 利用申請の確認・承認、および契約組織への所属の確定
- AI 機能による問いかけ・要約・分析の生成 (第 3 項)
- 振り返りのリマインド等、サービスの運営上の通知メールの送信 (広告は含みません。リマインドの受信時刻は設定から変更できます)
- 品質改善、不具合の調査・対応
- Web 版・アプリ版それぞれの利用状況の把握と改善 (操作件数の集計に用い、個人の評価には用いません)
- お問い合わせ・サポートへの対応
- 不適切な投稿の通報への対応、不正利用の防止
3. AI 機能におけるデータの取り扱い
本サービスの AI 機能 (今日の問い、振り返りへのひとこと、期間分析、AI コーチ) は、利用者の振り返り等のテキストをもとに生成を行います。その際、次の取り扱いを行います。
- 送信前に、氏名・メールアドレス等の個人を特定しうる情報を自動的に除去する処理を行います
- 処理後のテキストを、生成のために外部の AI サービス事業者 (Microsoft の Azure OpenAI Service) に送信します。送信は生成のためにのみ行い、同社が AI モデルの学習に利用しない設定・契約 (API 利用) のもとで行います
- アプリの AI 機能によるデータ送信は、アプリ内で利用者が同意した場合にのみ行われます。同意は設定画面からいつでも取り消すことができ、取り消し後は送信を行いません。 同意がある場合、期間分析など一部の生成は、利用者の操作を待たずに定期的に自動で行われることがあります
- Web では、アカウント設定で そのブラウザーの AI 機能を ON にした場合にのみ、 そのブラウザーの操作による生成のために送信します。初期設定は OFF で、いつでも切り替えられます。 設定は Cookie に保存され、消去・期限切れ時には OFF に戻ります。 この切替はアプリ・ほかのブラウザー・定期的な自動生成には適用されません。 OFF にしても、開始済みの生成の取消しや、過去の要約の削除は行いません
- 振り返りごとに「AI に読ませない」を選択することもできます
4. 閲覧範囲
- 日々の振り返りの本文は、所属チームの管理者や他のコーチには表示されません
- 本人が明示的にチームへ共有した投稿・コメント・いいねは、同じチームのメンバーが閲覧できます
- 運営者 (コーチング提供者) は、利用者への支援およびサービスの提供のため、 振り返りや育成計画 (IDP) の内容を閲覧することがあります。評価や順位付けの目的では利用しません
- 上記の閲覧にあたり、運営者は、入力した内容が当該サービスの機械学習に利用されないことを条件として、生成 AI ツールを利用することがあります
- 上記のほか、運営者は、システムの維持運用、通報への対応、法令上の義務の履行に 必要な範囲で、最小限のデータにアクセスすることがあります
5. 第三者提供・委託
運営者は、法令に基づく場合を除き、本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。 本サービスの提供のため、次の事業者に処理を委託しています (取得情報は各社のサーバーで保管・処理されることがあります)。
- Supabase
- データベース・認証基盤
- Vercel
- Web アプリケーションのホスティング
- Microsoft (Azure OpenAI Service)
- AI 機能の生成処理 (第 3 項の同意に基づく)
- Resend
- メール送信 (招待・通知)
- Expo (EAS)
- アプリの配信・更新
第 4 項の内容確認に用いる生成 AI ツールについては、入力内容が機械学習に利用されない条件で提供されるものに限って 利用します。具体的な利用先は、お問い合わせ先までご連絡いただければ開示します。
6. 保存期間と削除
- 取得した情報は、アカウントが存続する間保存します
- ただし利用状況の記録は、記録から 13 か月を経過したものを削除し、個人を識別しない月ごとの件数の集計だけを保存します
- 利用者は、アプリ内 (メニュー → アカウントを削除)からいつでもアカウントを削除できます。削除により、アカウントと振り返り・投稿等の 個人データは削除されます (組織の管理記録の整合性の保持に必要な最小限の記録を除きます)
- チームの管理者を務めている場合は、管理者権限を他のメンバーへ移譲した後に削除できます
- 契約組織に所属していないアカウント (利用申請のみのアカウント) の削除を希望する場合は、 下記のお問い合わせ先までご連絡ください。本人確認のうえ削除します
7. 安全管理
通信の暗号化 (TLS)、チーム単位のアクセス制御 (データベースの行レベルセキュリティ)、アクセス権限の最小化等の措置により、取得した情報を保護します。
9. 改定
本ポリシーを改定する場合は、本ページでお知らせします。重要な変更の場合は、アプリ内でもお知らせします。
10. お問い合わせ
本ポリシーおよび個人情報の取り扱いに関するお問い合わせは、以下へご連絡ください。
- 運営者: 株式会社オクト (COACHBASE 運営事務局)
- 連絡先: support@coachbase.jp
制定日: 2026-07-22 / 最終改定日: 2026-09-24